在代表用人單位處理勞動(dòng)爭(zhēng)議訴訟案件時(shí)，如果員工提出主張用人單位支付加班工資的訴求的，無(wú)論是員工一方還是用人單位一方，都有可能提交用人單位制作的考勤記錄作為證據(jù)。面對(duì)同樣的一份考勤記錄，勞資雙方的證明內(nèi)容和證明目的肯定不會(huì)相同且必然存在分歧。那么，考勤記錄對(duì)于加班工資糾紛的法律意義究竟是什么呢？
首先，我們要看這份考勤記錄的內(nèi)容是什么。無(wú)論是人工考勤還是電子考勤，有時(shí)候記錄的僅僅是員工到崗離崗的起止時(shí)間，有的用人單位制作的人工考勤記錄甚至是連員工到崗離崗的起止時(shí)間都無(wú)法顯示，只是打鉤記錄此名員工今日已出勤而已。所以，就人工考勤記錄來(lái)說(shuō)，法律意義和證明目的非常薄弱，而這一結(jié)論對(duì)于用人單位是非常不利的。一旦仲裁和法院將反駁員工加班工資訴求的舉證責(zé)任分配給用人單位，而自己制作的人工考勤記錄既不能反映員工的到崗時(shí)間和離崗時(shí)間，更不能反映員工存在離崗脫崗、遲到早退、加班加點(diǎn)等事實(shí)的，仲裁和法院可以認(rèn)為用人單位存在管理不善，舉證不能的瑕疵，其可依職權(quán)直接采信員工的觀點(diǎn)和意見并支持其訴求。
再說(shuō)電子考勤記錄，無(wú)論是面部識(shí)別考勤還是指紋考勤，均可以通過(guò)電子設(shè)備的數(shù)據(jù)系統(tǒng)記載反映員工的到崗和離崗時(shí)間。但該事實(shí)是否可以直接認(rèn)定員工存在加班事實(shí)呢？我們認(rèn)為是不可以的。因?yàn)閱T工在正常工時(shí)以外超時(shí)勞動(dòng)并非必然是因用人單位額外安排工作任務(wù)所致，離崗時(shí)間較晚有可能是因員工自己工作效率較低的緣故，也有可能是因?yàn)閱T工今日有其他私人安排故在公司停留的緣故，這些都會(huì)導(dǎo)致員工的離崗時(shí)間從記錄上看晚于正常工時(shí)。但以上我們所介紹的因素是明顯不符合加班事實(shí)的認(rèn)定條件的，所以不能片面的推定電子考勤記錄可以直接證明員工存在加班事實(shí)。HR在面對(duì)員工提供的考勤記錄證據(jù)時(shí)，可以持上述觀點(diǎn)進(jìn)行反駁，但也需要結(jié)合和考慮以下因素。
其次，用人單位的舉證責(zé)任完善。接著上面的內(nèi)容，HR不能奢望僅僅使用上述理?yè)?jù)抗辯就可以完全反駁員工的訴求。HR在使用上述觀點(diǎn)時(shí)，必須也要同時(shí)協(xié)助用人單位完善自己的舉證責(zé)任。如HR認(rèn)為員工主張某年某月某日的超時(shí)考勤記錄是因其私人原因所致，則就這一事實(shí)，HR需要舉證證明。如用人單位舉證不能的，仲裁和法院可以直接認(rèn)定該超時(shí)記錄為加班加點(diǎn)。從HR的角度可能認(rèn)為自己的工作和考勤設(shè)備的功能不可能具體詳細(xì)記錄員工每一天的工作情況，但事實(shí)上這就是法律上的要求。而且，用人單位通過(guò)自己的努力是完全可以做到這一點(diǎn)的。例如，用人單位可以建立和實(shí)行加班審批制度，明確未經(jīng)審批的超時(shí)勞動(dòng)不認(rèn)定為加班，這樣就可以有效反駁員工提供考勤記錄的證明目的。再比如，用人單位通過(guò)在大門處設(shè)置監(jiān)控視頻查看昨日有哪幾名員工離開較遲，次日由HR安排接洽員工查明延遲離開的原因并要求員工書寫情況說(shuō)明。這些都是行之有效的手段，值得HR參考和適用。
再次，用人單位應(yīng)完善考勤記錄。電子考勤是否需要員工簽字？需要。用人單位可以按月將電子考勤記錄導(dǎo)出打印后交由HR安排員工簽字確認(rèn)。記住：簽字的考勤記錄永遠(yuǎn)比沒有簽字的考勤記錄更有效。所以，不要讓自己去冒那個(gè)莫名的風(fēng)險(xiǎn)。考勤記錄需要完善的內(nèi)容還包括：遲到、早退、脫崗、離崗等異動(dòng)情形，用人單位應(yīng)有效運(yùn)用科技手段對(duì)員工的實(shí)時(shí)出勤情況進(jìn)行標(biāo)注和記錄，導(dǎo)出打印后交員工簽字確認(rèn)。對(duì)于裝備OA系統(tǒng)進(jìn)行加班審批和考勤管理的用人單位來(lái)說(shuō)，流程化和標(biāo)準(zhǔn)化是做得足夠完善了。為了確保內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性和有效性，HR應(yīng)在勞動(dòng)合同中與員工約定OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)于解決雙方爭(zhēng)議的地位和作用。
依據(jù)：《勞動(dòng)法》第四十四條 有下列情形之一的，用人單位應(yīng)當(dāng)按照下列標(biāo)準(zhǔn)支付高于勞動(dòng)者正常工作時(shí)間工資的工資報(bào)酬：
（一）安排勞動(dòng)者延長(zhǎng)工作時(shí)間的，支付不低于工資的百分之一百五十的工資報(bào)酬；
（二）休息日安排勞動(dòng)者工作又不能安排補(bǔ)休的，支付不低于工資的百分之二百的工資報(bào)酬；
（三）法定休假日安排勞動(dòng)者工作的，支付不低于工資的百分之三百的工資報(bào)酬。